Gerenciamento de registros

Um plano de arquivo é um esboço abrangente que inclui a série de registros, organização de arquivos, locais ativos de arquivos, instruções de transferência de arquivos, instruções de retenção e descarte de arquivos e outras instruções específicas que fornecem orientação para o gerenciamento eficaz de registros.

O plano de arquivo do software de gerenciamento de registros OpenKM especifica como os registros devem ser organizados depois de criados ou recebidos, fornece um "roteiro" para os registros criados e mantidos por uma unidade organizacional e facilita o descarte dos registros.

O plano de arquivo é criado detalhando a série de arquivos dos registros em sua unidade organizacional, bem como informações sobre como eles são gerenciados e por quem, incorporando as seguintes informações em seu plano de arquivo.

Características

O plano de arquivo de gerenciamento de documentos OpenKM descreve todos os tipos de registros na organização, o local onde eles devem ser armazenados, as regras que se aplicam a eles, o tempo de vida e cronograma de retenção, a forma de seu descarte e a pessoa ou pessoas responsáveis ​​por sua gestão. É composto pelas seguintes tarefas:

• Descreva os tipos de itens que a organização reconhece como registros.
• Classificação de registros em uma ampla gama de categorias.
• Indique onde os registros são armazenados.
• Descrever os períodos de retenção para registros.
• Delinear quem é responsável por gerenciar os vários tipos de registros.
• Trabalho com registros eletrônicos e registros não eletrônicos.

Herança

Permite herança entre séries de arquivos.

• Herdar da série de arquivos pai para um filho.
• Estenda a série de arquivos.
• Clonar a série de arquivos.

Segurança

Defina a segurança por série de arquivos do registro.

• Segurança baseada no sistema de plugins OpenKM.
• Crie sua própria segurança dinâmica para cada série de arquivos, por exemplo, com base em valores de metadados.

Gerenciador de registros

• Gerenciador de registros baseado no sistema de plugins OpenKM.
• Crie sua própria lógica dinâmica para cada série de arquivos, por exemplo, com base em valores de metadados, a série de arquivos pode ser promovida como status "registro".
• Lógica dinâmica para avaliação da tarefa "promover como registro".

Procurar

Defina pesquisas comuns com base na série de arquivos de registro.

Classificação das atividades empresariais

A classificação das atividades empresariais atua como uma ferramenta poderosa para auxiliar a condução dos negócios e em muitos dos processos envolvidos na gestão de registros:

• Fornecer ligações entre registros individuais com acumulo para fornecer um registro contínuo de atividade.
• Garantir que os registros sejam nomeados de maneira consistente ao longo do tempo.
• Auxiliar na recuperação de todos os registros relacionados a uma função ou atividade específica.
• Determinar a proteção de segurança e o acesso apropriado para conjuntos de registros.
• Alocação de permissões de usuário para acesso ou ação em determinados grupos de registros.
• Distribuir a responsabilidade pelo gerenciamento de conjuntos específicos de registros.
• Distribuindo registros para ação.
• Determinar períodos de retenção apropriados e ações de disposição para registros.

Sistema de classificação

Os sistemas de classificação refletem os negócios da organização da qual derivam e normalmente são baseados em uma análise das atividades de negócios da organização. O sistema pode ser usado para dar suporte a uma variedade de processos de gerenciamento de registros.

Catálogo

• Catalogação baseada no sistema de plugins OpenKM (permite a gestão automática de documentos e registos).
• Crie destinos dinâmicos com base em valores de registro.
• Assistente dinâmico exigindo do usuário valores de metadados com base na série de arquivos do registro (controle da criação).

Descarte

• Descarte baseada no sistema de plugins OpenKM.
• Defina o tempo de vida e o período de retenção (período de retenção).
• Crie um descarta dinâmica com base em valores de registro.