Criar e manter registros autênticos, confiáveis ​​e utilizáveis

  • Visão geral
  • Benefícios
  • Plano de arquivo
  • Preço e perguntas

Visão geral

O gerenciamento de documentos OpenKM tem suporte para software de gerenciamento de registros. Enterprise Content Management - ECM - é um termo definido em 2005 por profissionais da informação que vem concorrendo com outros conceitos como EDRMS ou ERMS. Existe muita literatura com termos relacionados à gestão de documentos, tais como; ECM, EDRMS, ERMS, DM, KM entre outros, mais influenciados por regras de marketing do que por razões objetivas.

No entanto, preferimos o termo EDRMS (Enterprise Document and Record Management System), talvez com menor sucesso no mundo do marketing, mas do nosso ponto de vista mais rigoroso e representativo.

A gestão da informação na gestão de documentos é a área de gestão responsável pelo controle eficiente e sistemático da criação, recebimento, manutenção, uso e disposição de documentos, incluindo processos para capturar e manter evidências e informações sobre atividades e transações comerciais na forma de registros. Os registros são informações criadas, recebidas e mantidas como evidência e informação por uma organização ou pessoa, em cumprimento de obrigações legais ou na transação de negócios.

As soluções de software de gerenciamento de registros governam as práticas dos gerentes de registros e de qualquer pessoa que crie ou use registros no decorrer de suas atividades comerciais. O gerenciamento de registros eletrônicos em uma organização inclui:

  • Definir políticas e padrões.
  • Atribuir responsabilidades e autoridades.
  • Estabelecer e promulgar procedimentos e diretrizes.
  • Gestão da informação.
  • Prestação de uma gama de serviços relacionados com a gestão e utilização de registos.
  • A concepção, implementação e administração de sistemas especializados para gestão de registos.
  • Integrando o gerenciamento de registros em sistemas e processos de negócios.

Todas as organizações precisam identificar o ambiente regulatório que afeta suas atividades e os requisitos para documentar suas atividades. As políticas e procedimentos das organizações devem refletir a aplicação do ambiente regulatório aos seus processos de negócios. Convém que uma organização forneça evidências adequadas dessa conformidade com o ambiente regulatório nos registros de suas atividades.

Convém que uma organização estabeleça, documente, mantenha e promulgue políticas, procedimentos e práticas para gerenciamento de registros para garantir que suas necessidades de negócios de evidências, responsabilidade e informações sobre suas atividades sejam atendidas.

Benefícios

Em um cenário de gerenciamento de registros eletrônicos, os registros são criados, recebidos e utilizados na condução das atividades empresariais. Para apoiar a condução dos negócios, cumprir o ambiente regulatório e fornecer responsabilidade, as organizações devem criar e manter registros autênticos, confiáveis ​​e utilizáveis ​​e proteger a integridade desses registros pelo tempo que for necessário. Para fazer isso, as organizações devem instituir e realizar um programa abrangente de gerenciamento de registros que inclua:

  • Determinar quais registros devem ser criados em cada processo de negócios e quais informações precisam ser incluídas no registro.
  • Decidir de que forma e estrutura os registros devem ser criados e capturados e as tecnologias a serem usadas.
  • Determinar quais metadados devem ser criados com o registro e por meio de processos de registro e como esses metadados serão vinculados e gerenciados de forma persistente.
  • Preservar os registros e torná-los acessíveis ao longo do tempo, a fim de atender aos requisitos de negócios e às expectativas da comunidade.
  • Garantir que os registros sejam mantidos em um ambiente seguro e protegido.
  • Identificar e avaliar oportunidades para melhorar a eficácia, eficiência ou qualidade de seus processos, decisões e ações que possam resultar de uma melhor criação ou gestão de registros.
  • Determinar requisitos para recuperar, usar e transmitir registros entre processos de negócios e outros usuários e por quanto tempo eles precisam ser mantidos para satisfazer esses requisitos.
  • Decidir como organizar os registros para atender aos requisitos de uso.
  • Avaliar os riscos que seriam decorrentes da falta de registros oficiais de atividade.
  • Cumprimento dos requisitos legais e regulamentares, normas aplicáveis ​​e política organizacional.
  • Garantir que os registros sejam retidos apenas para o registro necessário ou exigido.

Plano de arquivo

Um plano de arquivo é um esboço abrangente que inclui a série de registros, organização de arquivos, locais ativos de arquivos, instruções de transferência de arquivos, instruções de retenção e descarte de arquivos e outras instruções específicas que fornecem orientação para o gerenciamento eficaz de registros.

O plano de arquivo do software de gerenciamento de registros OpenKM especifica como os registros devem ser organizados depois de criados ou recebidos, fornece um "roteiro" para os registros criados e mantidos por uma unidade organizacional e facilita o descarte dos registros.

O plano de arquivo é criado detalhando a série de arquivos dos registros em sua unidade organizacional, bem como informações sobre como eles são gerenciados e por quem, incorporando as seguintes informações em seu plano de arquivo.

Características

O plano de arquivo de gerenciamento de documentos OpenKM descreve todos os tipos de registros na organização, o local onde eles devem ser armazenados, as regras que se aplicam a eles, o tempo de vida e cronograma de retenção, a forma de seu descarte e a pessoa ou pessoas responsáveis ​​por sua gestão. É composto pelas seguintes tarefas:

  • Descreva os tipos de itens que a organização reconhece como registros.
  • Classificação de registros em uma ampla gama de categorias.
  • Indique onde os registros são armazenados.
  • Descrever os períodos de retenção para registros.
  • Delinear quem é responsável por gerenciar os vários tipos de registros.
  • Trabalho com registros eletrônicos e registros não eletrônicos.

Herança

Permite herança entre séries de arquivos.

  • Herdar da série de arquivos pai para um filho.
  • Estenda a série de arquivos.
  • Clonar a série de arquivos.

Segurança

Defina a segurança por série de arquivos do registro.

  • Segurança baseada no sistema de plugins OpenKM.
  • Crie sua própria segurança dinâmica para cada série de arquivos, por exemplo, com base em valores de metadados.

Gerenciador de registros

  • Gerenciador de registros baseado no sistema de plugins OpenKM.
  • Crie sua própria lógica dinâmica para cada série de arquivos, por exemplo, com base em valores de metadados, a série de arquivos pode ser promovida como status "registro".
  • Lógica dinâmica para avaliação da tarefa "promover como registro".

Procurar

Defina pesquisas comuns com base na série de arquivos de registro.

Classificação das atividades empresariais

A classificação das atividades empresariais atua como uma ferramenta poderosa para auxiliar a condução dos negócios e em muitos dos processos envolvidos na gestão de registros:

  • Fornecer ligações entre registros individuais com acumulo para fornecer um registro contínuo de atividade.
  • Garantir que os registros sejam nomeados de maneira consistente ao longo do tempo.
  • Auxiliar na recuperação de todos os registros relacionados a uma função ou atividade específica.
  • Determinar a proteção de segurança e o acesso apropriado para conjuntos de registros.
  • Alocação de permissões de usuário para acesso ou ação em determinados grupos de registros.
  • Distribuir a responsabilidade pelo gerenciamento de conjuntos específicos de registros.
  • Distribuindo registros para ação.
  • Determinar períodos de retenção apropriados e ações de disposição para registros.

Sistema de classificação

Os sistemas de classificação refletem os negócios da organização da qual derivam e normalmente são baseados em uma análise das atividades de negócios da organização. O sistema pode ser usado para dar suporte a uma variedade de processos de gerenciamento de registros.

Catálogo

  • Catalogação baseada no sistema de plugins OpenKM (permite a gestão automática de documentos e registos).
  • Crie destinos dinâmicos com base em valores de registro.
  • Assistente dinâmico exigindo do usuário valores de metadados com base na série de arquivos do registro (controle da criação).

Descarte

  • Descarte baseada no sistema de plugins OpenKM.
  • Defina o tempo de vida e o período de retenção (período de retenção).
  • Crie um descarta dinâmica com base em valores de registro.

Preço e perguntas

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